De Basis voor het rooster
Auteur: Merel Bastiaansen
Het basisrooster
Veel zorgorganisaties zullen het kennen, het puzzelen om het rooster rond te krijgen en op het laatste moment brandjes blussen om de diensten te vullen en het ziekteverzuim op te vullen. Van het evenredig verdelen van de zomervakantie tot het rondbellen om de diensten te plannen tijdens de feestdagen. Bij Ximius herkennen we de mogelijke problematieken die zich voordoen bij het plannen en roosteren van de juiste personele bezetting. Om meer rust, tevredenheid en duurzame inzetbaarheid in het rooster te krijgen kan een basisrooster de uitkomst bieden.
De basis
De basis van een basisrooster is het verwerken van zo veel mogelijk vaste patronen. Het is daarbij van belang om deze patronen op te stellen aan de hand van de zorgbehoefte van de cliënten. Uiteindelijk blijft het doel om de zorgvraag af te stemmen op het zorgaanbod. Met de zorgbehoefte als uitgangspunt kunnen de bezettingseisen in de capaciteiten worden vertaald naar patronen. In deze patronen worden de roosterwensen van de professionals erkent zodat de dagen zonder oppas, de sportochtend en structurele overleggen meegenomen worden in het basisrooster. Door de openstaande diensten in het basisrooster aan te vullen wordt het rooster compleet.
De opbrengst
Met het hanteren van een basisrooster wordt het gezond roosteren en plannen van de juiste capaciteiten vergemakkelijkt. Door de patronen te verwerken in het basisrooster ontstaat er rust en regelmaat voor zowel de medewerker als de cliënten. Medewerkers weten waar ze aan toe zijn waardoor ze een betere balans kunnen krijgen tussen hun werk en privéleven. Met het basisrooster kan de medewerkerstevredenheid positief bevorderd worden, waardoor het langdurig ziekteverzuim afneemt. Door vooruit te kijken met het basisrooster neemt het aantal adhoc wijzigingen af. Dit zorg ervoor dat de cliënt de juiste zorg krijgt op het juiste moment. Voor de planners betekent een basisrooster dat zij tijdig een kwalitatief goed dienstenrooster kunnen publiceren. Overuren of onverwachte inhuur worden beperkt waardoor op organisatieniveau kosten worden bespaard.
Ondersteuning vanuit Ximius en de software
Om te komen tot een basisrooster dienen een aantal stappen gezet te worden. Ximius ondersteunt organisaties om de nodige inzichten te verzamelen en helpt organisaties met het opzetten van een efficiënt en duurzaam roosterproces. Hierbij vormt het basisrooster het raamwerk voor de juiste capaciteitsplanning.
De ondersteuning die Ximius biedt kan aangevuld worden door het gebruik van de VVT-tool. Binnen deze software worden namelijk alle medewerkers per team geïmporteerd waarna de gewenste beschikbaarheid wordt aangegeven. Op deze manier hebben de medewerkers zeggenschap over de diensten die zij werken wat bijdraagt aan de tevredenheid. Daarnaast worden in de tool de patronen ingegeven. Deze patronen representeren de zorgbehoefte van de cliënten zodat duidelijk is op welke momenten welke functionarissen aanwezig moeten zijn. Uiteindelijk zal de tool zelf een basisrooster opstellen aan de hand van de voorkeuren van de medewerkers en de opgestelde patronen.
Door de ondersteuning en implementatie van Ximius wordt het opstellen van het ideale dienstenrooster vergemakkelijkt. Wilt u meer weten over het opstellen van een effectief roosterproces, over basisroosters en hoe dit kan worden ingezet in uw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op.