Vragenformulier Integraal Capaciteitsmanagement

Analyse huidige personeelsbestand

a. De opbouw van het personeelsbestand zoals deze vorig jaar was, is het uitgangspunt.b. De huidige opbouw van het personeelsbestand is het uitgangspunt en wordt gekopieerd naar komende jaren.c. De huidige opbouw van het personeelsbestand is het uitgangspunt in omvang, leeftijdsopbouw, functie- en contractmix.

Analyse externe trends en ontwikkelingen

a. Externe trends en ontwikkelingen houdt iedereen individueel bij.b. Externe trends en ontwikkelingen die van invloed zijn op het personeelsbestand worden geïnventariseerd en in kaart gebracht.c. Externe trends en ontwikkelingen die van invloed zijn op het personeelsbestand worden geïnventariseerd en vertaald naar het personeelsbestand.

Ontwikkelen toekomstscenario’s

a. Op basis van het huidige personeelsbestand wordt de benodigde capaciteit berekend.b. De zorgbehoefte van de cliënt vormt de productiemaatstaf voor de benodigde capaciteit.c. Toekomstscenario’s worden ontwikkeld op basis van in- en externe ontwikkelingen. Deze worden vertaald naar volume, productmix en functiemix en met behulp van de productiemaatstaven wordt de benodigde capaciteit berekend.

Opstellen capaciteits-begroting

a. Op grond van de productiebegroting wordt bepaald hoeveel capaciteit er in het algeheel kan worden ingezet. Het resultaat vormt een capaciteitsbegroting.b. Op grond van de productiebegroting wordt bepaald hoeveel capaciteit er per ZZP kan worden ingezet. Het resultaat vormt een capaciteitsbegroting.c. Op grond van de productiebegroting wordt aan de hand van vastgestelde prestatiemaatstaven en begrotingsuitgangspunten bepaald hoeveel capaciteit er per ZZP kan worden ingezet zodat dit kan worden vertaald naar cliëntcategorie. Het resultaat vormt een capaciteitsbegroting.

Toewijzen van capaciteit

a. Capaciteit wordt gelijkmatig verdeeld over de teams.b. Capaciteit wordt initieel toegewezen aan teams en vertaald naar capaciteitsjaarplannen.c. Op grond van de goedgekeurde capaciteitsbegroting wordt capaciteit initieel toegewezen aan cliëntgroepen, teams en locaties, en vertaald naar capaciteitsjaarplannen.

Vaststellen capaciteits-jaarplan

a. De capaciteitsjaarplannen worden definitief goedgekeurd en overgedragen aan het management.b. De capaciteitsjaarplannen worden definitief goedgekeurd en overgedragen aan de lijn.c. De capaciteitsjaarplannen worden definitief goedgekeurd en overgedragen aan de lijn met bijbehorende productiedoelstellingen en een toekenning van de budgetten.

Capaciteitsjaarplan inclusief periodeplan

a. Op locatieniveau wordt het capaciteitsplan verfijnd naar kwartaalniveau door dit gelijkmatig te verdelen.b. Op locatieniveau wordt het capaciteitsplan verfijnd naar kwartaalniveau op basis van de verwachte productie.c. Op locatieniveau wordt het capaciteitsplan verfijnd naar kwartaalniveau op basis van de verwachte productie, in-, uit- en doorstroom van vaste medewerkers en benodigde flexcapaciteit.

Beoordelen beschikbare capaciteit voor de komende twee kwartalen

a. Eens per jaar worden trends en ontwikkelingen in de productie en inzet van personeel geëvalueerd.b. Eens per kwartaal worden trends en ontwikkelingen in de productie en inzet van personeel geëvalueerd.c. Eens per kwartaal worden trends en ontwikkelingen in de productie en inzet van personeel geëvalueerd en wordt beoordeeld of de uitgangspunten van het capaciteitsjaarplan voor de komende twee kwartalen moeten worden bijgesteld.

Plan voor het bijstellen van de capaciteit

a. Op organisatieniveau wordt de impact bepaald voor de huidige capaciteit.b. Op locatieniveau wordt de impact bepaald voor de huidige capaciteit (op of afschalen).c. Op locatieniveau wordt de impact bepaald voor de huidige capaciteit (op of afschalen). Er wordt een plan gemaakt om deze capaciteitswijziging door te voeren.

Verwerken afwezigheid

a. Tussen 8 en 6 weken voor de start van de roosterperiode wordt afwezigheid inzichtelijk gemaakt. Uiterlijk 6 weken van te voren wordt het conceptrooster gepubliceerd.b. Tussen 10 en 8 weken voor de start van de roosterperiode wordt afwezigheid inzichtelijk gemaakt. Uiterlijk 6 weken van te voren wordt het conceptrooster gepubliceerd.c. Tussen 10 en 8 weken voor de start van de roosterperiode worden mutaties in het basisrooster verwerkt door de roosterplanner. Uiterlijk 8 weken van te voren wordt het conceptrooster gepubliceerd.

Definitief maken rooster

a. Uiterlijk 4 weken van te voren wordt het rooster definitief gemaakt, met eventuele openstaande diensten.b. Uiterlijk 4 weken van te voren wordt het rooster definitief gemaakt waarna eventuele openstaande diensten nog gevuld worden.c. De (een na) laatste week voor publicatie wordt gebruikt om eventuele openstaande diensten te vullen. Uiterlijk 4 weken van te voren wordt het rooster definitief gemaakt.

Pieken en uitval opvangen

a. Uitval wordt bij aanvang van de dienst opgevangen binnen het team.b. Uitval van diensten in de laatste 48 uur voor de start van de dienst worden opgevangen binnen het team.c. Uitval van diensten in de laatste 48 uur voor de start van de dienst worden opgevangen binnen het team of worden verder uitgezet binnen de organisatie.