Suzanne Hanssen, Zorgconnect Limburg
Zou je jezelf willen introduceren?
Mijn naam is Suzanne Hanssen, ik ben 52 jaar en heb tot mijn 40’ste in de zakelijke dienstverlening gewerkt. Ik heb onder andere gewerkt in de uitzendbranche en hier kwam ik in aanraking met plannen en roosteren. Binnen deze sector is vraag en aanbod eigenlijk nooit in balans, slim omgaan met je capaciteit is dan ook key.
Welke werkervaring(en) heb je binnen de zorg?
Op mijn 40’ste kwam ik erachter dat ik niet voor altijd in de zakelijke branche wilde werken, ik wilde juist mijn ervaring ook in andere branches inzetten. De zorgsector leek me erg leuk en via mijn netwerk kwam ik snel in een ziekenhuis terecht voor mijn eerste opdracht. Sinds die tijd werk ik als interimmanager/ verandermanager/ HR-manager binnen zorginstellingen. Dit werk doe ik zowel binnen ziekenhuizen als gehandicaptenzorg, als in de VVT (Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg) sector. Momenteel vertegenwoordig ik onder andere projectmatig 7 VVT-instellingen vanuit het samenwerkingsverband Zorgconnect Limburg.
De uitdaging ligt hem dus in het vooruit kijken en daarbij nagaan welke soorten mensen je nodig hebt en welke zorgvraag je kunt verwachten.
Wat is volgens jou de grootste uitdaging binnen de VVT-sector?
Er valt binnen de zorg nog zoveel te doen. In de ziekenhuizen is er veel voortgang geboekt de laatste jaren. Ieder ziekenhuis heeft tegenwoordig wel een capaciteitsplanner of manager, ook op tactisch of strategisch niveau. Binnen de VVT heb je eigenlijk op veel plekken nog niets geregeld voor die expertise, behalve op operationeel niveau, namelijk een roosteraar.
Binnen de VVT is blijkbaar onvoldoende urgentie om de zorg anders in te richten omdat je betaald wordt naar gelang de zorgbehoefte van een cliënt. De zorg kan geleverd worden voor de beschikbare tarieven. De urgentie ontstaat nu meer en meer omdat de zorgzwaarte van cliënten toeneemt, mensen worden ouder en daarbij is er schaarste aan personeel. De cao wordt ook nog eens duurder, de inflatie van de tarieven gaat niet evenredig mee, dus er komt steeds meer noodzaak om je capaciteit zo slim mogelijk te plannen.
De uitdaging ligt hem dus in het vooruit kijken en daarbij nagaan welke soorten mensen je nodig hebt en welke zorgvraag je kunt verwachten. Plannen en roosteren is dan nog steeds een uitdaging, maar dan kun je objectief zien waar je kunt verbeteren.
Op welke manier draagt capaciteitsmanagement bij aan deze uitdagingen in de zorg?
Mijn ideaalbeeld is dat binnen nu en vijf jaar iedere VVT-instelling een capaciteitsmanager in dienst heeft. Wat belangrijk daarbij is, is dat medewerkers dan meer rust en regelmaat gaan ervaren. Daarbij ben ik van mening dat cliënten en verwanten ook baad hebben bij rust en regelmaat in de planning. Hierdoor weet je namelijk welke mensen op welke dagen, dagdelen en op welke momenten, welke soort zorg komen leveren.
Hoe is het idee van de VVT-tool ontstaan?
Het belangrijkste idee dat is ontstaan is dat 7 zorginstellingen zich in 2018 samen tot doel hebben gesteld dat ze niet bij alles individueel het wiel willen uitvinden, maar willen gaan samenwerken. Hier is uiteindelijk het samenwerkingsverband Zorgconnect Limburg ontstaan waarbinnen thema’s zijn benoemd waaraan we samen zijn gaan werken. In 2019 kreeg ik de eer om de actielijn ‘gezond plannen en roosteren’ te onderzoeken. Ik ben hiermee aan de slag gegaan en wilde ook echt de vertaalslag gaan maken naar capaciteitsmanagement en strategische personeelsplanning.
Welke redenen hadden jullie om dit uiteindelijk te vertalen in een tool?
Toen we aankwamen op de fase dat we willen weten wat de capaciteiten versus de personeelsinzet is, bleek dat De Zorggroep daar een Excel document voor had welke gebaseerd is op (oude) kengetallen. Het nadeel van het bestand was alleen dat je dit ieder moment weer moet invullen en moet opslaan, arbeidsintensief en niet voor iedereen inzichtelijk. Vandaar dat we uiteindelijk met de vraag, om dit bestand te automatiseren, bij Ximius terecht zijn gekomen. Door de digitalisering van het bestand krijg je inzichten en kun je data verzamelen. Met die data kun je vooruit kijken en doordat de data beschikbaar blijft kun je ook achteruit kijken. Iedereen kan het dan ook op dezelfde manier inrichten waardoor je ook nog eens kunt vergelijken binnen een organisatie, maar ook over verschillende organisaties heen. Met het oog op de toekomst kunnen we in de tool ook verder ontwikkelen door het toepassen van algoritmes.
Hoe heb je de samenwerking met Ximius ervaren?
Zelf vind ik deze samenwerking heel fijn. Als organisaties hadden wij besloten om het geld dat we vanuit de overheid hebben gekregen samen in te zetten om te werken aan de actielijn. Dat Ximius bereid was om vanuit ditzelfde gedachtegoed mee te denken was erg prettig. Dus ik vind de samenwerking fijn op inhoud, maar ik vind het nog veel mooier dat wij en Ximius niet de insteek hebben gekozen om hier zelf rijk van te worden, maar dat we het geld in de ontwikkeling steken om de tool ook landelijk in te kunnen zetten. Dat vind ik misschien nog wel een mooier voorbeeld voor de zorg, dan de inhoud van het product.
De tool is een middel om bij te dragen aan het inzicht in de balans van je zorgvraag en je personele capaciteit.
Welke problemen lost de VVT-tool op?
Ik denk dat we twee dingen oplossen. Enerzijds krijg je met de tool veel meer inzicht waardoor je je zorgvraag kan afstemmen op je aanbod. Daarbij creëer je bewustwording binnen je organisatie doordat je er steeds over in gesprek gaat. Stel je eens voor dat er volgend jaar drie zorghulpen met een contract van 24 uur met pensioen gaan en mijn cliënten hebben allemaal een hogere zorgbehoefte gekregen, dan heb ik er niets aan om weer precies drie zorghulpen *24 uur aan te nemen. Iets waar we vaak toe geneigd zijn. We moeten kijken welke cliënten we hebben, welke zorg daarvoor nodig is en je functionarissen daarop afstemmen, dit is waar de VVT-tool je in ondersteunt.
Hoe draagt de VVT-tool bij aan de uitdagingen binnen de sector?
De tool is een middel om bij te dragen aan het inzicht in de balans van je zorgvraag en je personele capaciteit. De essentie is, ik heb cliënten, die hebben zorg nodig, daar krijg ik x voor betaald, welke mix aan functionarissen heb ik nodig om dat zo slim, efficiënt en goedkoop mogelijk te doen? Van belang is dat we daarbij naar de cliënt en medewerker moeten kijken. Dat zit ook mooi in de tool, namelijk dat er een basisrooster gemaakt wordt. Mijn ervaring is dat een basisrooster een ‘cadeautje’ is voor de medewerker. Niet iedere medewerker ziet dat in het begin zelf, maar uiteindelijk voelt het merendeel van de medewerkers zich erg prettig om te weten waar ze aan toe zijn.
Ik geloof echt dat als we dit nu met elkaar gaan gebruiken, door op deze manier naar data te kijken, dat het personeelsprobleem iets kleiner is dan we denken. Ik zeg niet dat het is opgelost, maar kleiner. Als we al onze cliëntprofielen en onze medewerkers in de tool ingeven en we daar een ideaal basisrooster uit laten komen, dan zie je gewoon dat we minder mensen tekort komen dan we denken. Door deze inzichten ook over meerdere teams of zelfs over meerdere organisaties te delen en te vergelijken stimuleren we ook nog eens samenwerking.
Ik geloof echt dat als we het gesprek voeren tussen HR, zorgmanagement en control, je het probleem gaat aanpakken. Het gaat dan dus over geld, medewerkers en cliënten. Binnen deze driehoek ga je objectief kijken naar cijfers en dan kom je misschien wel tot de conclusie dat je probleem 1,5 is in plaats van 2. Hier gaat de tool je in helpen, om deze inzichten te krijgen en op basis van deze cijfers keuzes te onderbouwen.
Wat maakt de VVT-tool aantrekkelijk voor andere organisaties?
Wij hebben er al over nagedacht. Dat is een voorsprong waar je gratis op mag instappen. We zullen niet zeggen dat wij per se de slimste zijn, maar de basis die wij hebben neergezet, daar zijn we wel van overtuigd dat dat een basis is die voor iedereen iets kan toevoegen. En daarnaast, als je de tool gaat gebruiken kun je ook gebruik maken van de kennis van alle organisaties.
Hoe zou je de VVT-tool in één zin omschrijven?
De zorgvraag en personeelscapaciteit in objectieve data.